Como promocionar tu Escuela por Internet usando calendario escolares en linea
CATEGORIA: Marketing

Como promocionar tu Escuela por Internet usando calendario escolares en linea

Publicado el: 2022-03-09 13:47:00 | 

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Todos vivimos según nuestros calendarios en estos días. Eso incluye a los padres de sus estudiantes. Entonces, ¿qué puede hacer para facilitar la vida de estos padres y mantenerlos involucrados en la educación de sus hijos al mismo tiempo? Sí, lo has adivinado. ¡Cree y administre un calendario escolar efectivo!

Desafortunadamente, es más fácil decirlo que hacerlo. La efectividad del calendario del sitio web de su escuela depende de qué tan fácil sea acceder, si la información es actual y confiable, y qué tan simple es integrarse con sus propios eventos y horarios del calendario y sincronizarse con sus teléfonos y dispositivos.

Su calendario escolar puede ser la herramienta más valiosa para conectarse con los padres, así que preste a sus calendarios escolares la atención que merecen.

Algunos requisitos básicos recomendados

Hay algunas funciones de calendario que recomendamos tanto para calendarios privados como públicos (el tipo en línea):

  • Un calendario que funciona en todos los dispositivos, lo que significa que es apto para dispositivos móviles con una estructura de menú intuitiva
  • Un calendario que carga automáticamente el mes actual, con la capacidad de buscar meses futuros y pasados
  • Una vista de calendario que le permite mostrar los eventos en formato de mes o semana
  • Un calendario que le permite agregar categorías o grupos (para personalizar la vista del calendario según el interés del usuario)

Mantenga ese calendario actualizado

La primera prioridad es el contenido de su calendario. Debe ser actual. Debe ser consistente. Debe ser confiable. Los padres deben poder contar con la escuela para que les brinde un recurso para todos los eventos y actividades que afectan la vida y la educación de sus hijos. 

Esto prácticamente descarta los calendarios en PDF de la vieja escuela que estarían desactualizados antes de que los padres pudieran imprimirlos desde el sitio web de la escuela. Puede ser útil proporcionar una versión en PDF para descargar (suponiendo que se mantenga actualizada), pero no debería ser la única versión disponible.

Debe ser un calendario en línea que pueda actualizarse sobre la marcha y con la frecuencia necesaria. 

Sugerencias para actualizar el calendario

Estos son algunos consejos para mantener actualizados los calendarios del sitio web de la escuela, independientemente del software de calendario que use su escuela:

  • Incluya todos los eventos escolares recurrentes anuales, vacaciones escolares, fechas de trimestres, fechas de exámenes, días de salida anticipada, reuniones de la junta directiva, conferencias de padres y maestros, etc.
  • Continúe actualizando los datos de su calendario escolar a medida que avanza el año con horarios deportivos (que variarán según la temporada y el equipo), representaciones teatrales, conciertos de música, eventos para recaudar fondos, asambleas, excursiones escolares, etc.
  • Enlace a otros horarios para un acceso conveniente a menús de almuerzo, horarios de equipos deportivos, horarios de reuniones de clubes, etc.
  • Enlace a páginas y formularios en el sitio web de su escuela que brindan información a los padres y formularios de inscripción como padres voluntarios, reuniones de padres y maestros, etc.
  • Use su calendario escolar para coordinar las publicaciones en las redes sociales a través de los diversos canales de las redes sociales. La regularidad y la coherencia reforzarán su reputación de información actualizada en todos los canales, desde las plataformas de redes sociales hasta los sitios web y los calendarios escolares.
  • Haga un seguimiento de esos eventos importantes con un artículo de noticias al respecto, agregando fotos de la actividad, los resultados, los éxitos y el propósito educativo del evento. ¡No se pierda estas grandes oportunidades de relaciones públicas!
  • Enlace a los eventos de su calendario desde sus publicaciones en las redes sociales y viceversa para brindar información más detallada y generar interés en los próximos eventos.

El contenido actualizado periódicamente mantiene a los padres interesados. Usted desarrolla confianza y brinda transparencia constante cuando el sitio web de su escuela es un recurso confiable de información. El calendario del sitio web de la escuela es un recurso principal para que esto suceda.

Comuníquese con su personal, en un horario regular, para solicitar aportes continuos para los diversos niveles de grado, actividades extracurriculares, clubes y eventos. Cada miembro del personal tendrá una perspectiva diferente y puede agregar información que de otro modo podría pasarse por alto, a menos que se le anime a enviarla al sitio web y al calendario.

Eliminar información obsoleta

No hace falta decirlo, pero lo decimos de todos modos: debe eliminar esa información desactualizada. No hay nada que grite que no estás prestando atención o que no estás tan interesado en las necesidades de tus padres como dejar información antigua en tu sitio web y en el calendario. 

Muchas plataformas de software de sitios web brindan la opción de eliminar automáticamente la información del sitio web cuando caduca el evento. Si su plataforma no lo permite, asegúrese de configurar recordatorios en su calendario personal para eliminar manualmente la información fechada. 

La información antigua no solo les da a los padres mala información, sino que también les puede dar una impresión equivocada de su escuela, sus prioridades y su administración.

La mayoría del software de calendario atenuará o cambiará los colores de los eventos pasados, por lo que no es necesario eliminarlos de su calendario. Esto es realmente útil para archivar eventos y mantener registros de algunas de las cosas increíbles que suceden durante el año.


Facilite el acceso al calendario escolar 

Uno de los objetivos del sitio web de su escuela es facilitar la vida de todos. Eso significa ayudar a los padres a coordinar sus vidas con los horarios de sus hijos. Al hacer esto, mejorará la comunicación y la participación de los padres, posiblemente ayudándolos a ser mejores padres también.

Comencemos por hacer que su calendario escolar sea de fácil acceso. ¿Cómo se ve eso?

Diseño de respuesta

No sé el resto de ustedes, pero me he vuelto completamente dependiente de mi calendario personal. Si algo no llega allí, no sucede. Esto es cierto para los padres de hoy y con varios niños en varias escuelas: sus horarios pueden volverse bastante desafiantes. 

Ningún padre quiere perderse ese concierto de clase en el que su hijo tiene un solo de una línea para el que se han estado preparando durante un mes. Su calendario escolar es fundamental para los padres comprometidos.

Por lo tanto, comience por facilitar el acceso desde sus teléfonos y otros dispositivos, lo que requiere que sus calendarios tengan un diseño receptivo compatible con dispositivos móviles. Un diseño receptivo simplemente significa que, independientemente del dispositivo en el que se vea el sitio web o el calendario de su escuela, el sitio se adaptará al tamaño y diseño del dispositivo. 

Los usuarios de su sitio no deberían estar obligados a acercar o alejar la imagen para obtener la información que buscan. Su sitio web no solo debe ser receptivo, sino que sus calendarios deben estar cerca de la parte superior de su diseño receptivo para que puedan encontrarlos con un desplazamiento mínimo.

Un objetivo digno es asegurarse de que los padres puedan obtener la información que necesitan en tres clics. Su comunidad escolar espera encontrar la información que busca rápidamente. Un sitio web de carga rápida con navegación intuitiva lo hará posible.

Integración con calendarios personales

Dado que todos dependemos de nuestro calendario en línea para mantenernos cuerdos o al menos para parecer cuerdos (y organizados), poder integrar el calendario escolar con nuestro calendario personal tiene muchos beneficios. Los padres deberían poder agregar eventos escolares seleccionados en su calendario escolar en línea a su calendario personal. 

Hay una variedad de formas de agregar un calendario o eventos seleccionados a su propio calendario, pero una de las formas más comunes es a través de un archivo iCal. El software de calendario que usamos aquí en School Webmasters proporciona ese enlace directamente en el calendario escolar.

Vistas personalizadas

Diferentes padres tendrán diferentes intereses en el calendario dependiendo de las edades y niveles de grado en los que se encuentren sus estudiantes y en qué actividades estén involucrados. Si bien el calendario maestro de un distrito suele ser enorme, un calendario escolar que permite a los padres personalizar la versión que ven puede excluir todo excepto lo que les importa. Entonces se convierte en una herramienta útil, de hecho, invaluable.

Por ejemplo, el calendario que usamos para la mayoría de nuestras escuelas permite a los usuarios seleccionar casillas de verificación que les brindan una vista de calendario personalizada codificada por colores donde solo se muestran los eventos que les interesan. 

Es posible que a los padres de un alumno de tercer grado no les importe el calendario de fútbol de la escuela secundaria, pero a medida que sus hijos se matriculan en el sistema escolar, también deben poder ajustar la vista del calendario para sus necesidades cambiantes.

Incluso si el software de calendario que está utilizando es un Google Calendar incrustado, puede copiarlo y pegarlo en otro calendario, que tomará automáticamente los datos. 

Personalmente, uso el calendario de Google para mis horarios personales y corporativos, e integrar eventos es muy fácil (bueno, en realidad es un clic o dos).

Esta es una manera reflexiva de hacer que la vida de sus padres (y estudiantes y personal) sea un poco más fácil. Ellos te lo agradecerán. Bueno, tal vez solo piensen en su agradecimiento, pero sabrá en su corazón que ha hecho lo correcto para mejorar su experiencia de usuario y el uso de su sitio web.

Recordatorios de eventos importantes

Algunos programas de software de calendario también permitirán que los usuarios del sitio configuren recordatorios por correo electrónico para eventos específicos. Esta herramienta de calendario podría usarse para una sola actividad o evento y es fácil de usar para garantizar que se mantengan informados. Otros visitantes, como abuelos y miembros de la comunidad, encontrarían esto extremadamente útil.

Hacer que la comunicación sea fácil para su público objetivo y ayudarlos a mantenerse al día con lo que sucede en sus escuelas es solo una buena relación pública y un marketing sobresaliente. 

Compartir información importante es uno de los roles principales de una buena comunicación, y cuando publica y promueve lo que está sucediendo en sus escuelas, está logrando ese objetivo.

¿Tu calendario escolar es una prioridad?

Si no, debe ser. Es tan simple como 1,2,3:

  1. Cree un calendario maestro (de todas las escuelas, clubes, actividades, deportes, eventos de recaudación de fondos, etc.) que incluya los eventos recurrentes y los que se agregan a lo largo del año).
  2. Publique en línea todo lo que tenga en el calendario de su escuela e intégrelo en su calendario de redes sociales. Si tiene un equipo de marketing, asígneles esta tarea para que puedan coordinar estos eventos con las publicaciones en las redes sociales. Si School Webmasters administra su sitio web, haremos todo esto por usted, incluidas sus redes sociales. También destacaremos eventos importantes en su página de noticias y agregaremos esos siempre populares teasers en la página de inicio.
  3. Envíe recordatorios mensuales al personal para continuar reuniendo eventos y actividades de calendario adicionales para mantener ese calendario actualizado.

Esperamos que tome lo que hemos compartido aquí y lo aplique al sitio web de su escuela y a sus calendarios escolares. 

Sin embargo, si actualmente no puede o no tiene los recursos (ya sea la tecnología o los recursos humanos), esperamos que nos llame aquí en School Webmasters y nos permita ayudarlo a hacerlo bien. 

Ya sea que se trate de diseño y hospedaje web escolar , administración de sitios web o un poco de ayuda en relaciones públicas , lo tenemos cubierto. ¡Ah, y sí, también nos encargamos de esas mejores prácticas del calendario escolar siempre importantes!

Para obtener más consejos sobre las mejores prácticas en el sitio web de la escuela, consulte estos artículos de blog:

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